Cara Mengambil W-2 Anda dari Pemberi Kerja Sebelumnya: Apa yang Perlu Anda Ketahui

Jika Anda meninggalkan pekerjaan selama tahun pajak, Anda harus menerima formulir W-2 dari pemberi kerja sebelumnya—terlepas dari bagaimana atau mengapa Anda berhenti. Tetapi apa yang terjadi jika dokumen pajak penting itu tidak sampai juga? Panduan ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui tentang mendapatkan kembali W-2 lama Anda, memahami dokumen itu sendiri, dan apa yang diharapkan IRS dari pemberi kerja yang gagal memenuhi kewajibannya.

Mengambil Tindakan: Langkah-langkah untuk Mendapatkan W-2 yang Hilang dari Pekerjaan Lama Anda

Hal pertama yang perlu dipahami adalah waktu. Meskipun pemberi kerja secara hukum wajib mengirimkan dokumen W-2 paling lambat 31 Januari tahun berikutnya, salinan yang dikirim melalui pos kadang-kadang tiba kemudian. Namun, jika kita sudah melewati tanggal tersebut dan W-2 dari pemberi kerja sebelumnya masih belum sampai, saatnya untuk bertindak. Berikut yang harus Anda lakukan:

Kontak Langsung dengan Pemberi Kerja Lama Anda

Mulailah dengan menghubungi departemen sumber daya manusia atau penggajian perusahaan lama Anda—mereka yang bertanggung jawab mengeluarkan formulir ini. Telepon, email, atau hubungi mereka melalui metode apa pun yang biasa digunakan saat Anda bekerja di sana. Dengan sopan, minta mereka mengirimkan formulir Anda, dan pastikan untuk memberikan alamat atau email terbaru Anda. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat yang sudah tidak berlaku lagi, jadi klarifikasi detail ini sangat penting. Tanyakan juga perkiraan waktu kapan Anda harus menerimanya.

Periksa Portal Online Pemberi Kerja Anda

Banyak perusahaan sekarang menawarkan akses elektronik ke formulir W-2 melalui portal karyawan yang aman. Jika pemberi kerja sebelumnya mendukung opsi ini, coba login untuk mengambil dan mengunduh W-2 Anda secara langsung. Metode ini biasanya lebih cepat daripada menunggu salinan kertas melalui pos. Anda akan membutuhkan kredensial login Anda, jadi siapkan informasi tersebut.

Hubungi IRS untuk Bantuan

Jika pemberi kerja lama Anda tidak kooperatif atau Anda tidak bisa mendapatkan respons dari mereka, IRS dapat campur tangan atas nama Anda. Telepon di 1-800-829-1040 dan siapkan untuk memberikan:

• Nama lengkap, alamat saat ini, nomor Jaminan Sosial, dan nomor telepon Anda
• Nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon pemberi kerja sebelumnya
• Tanggal Anda bekerja di sana
• Perkiraan penghasilan dan pajak penghasilan federal yang dipotong (berdasarkan slip gaji terakhir Anda)

Setelah itu, IRS akan menghubungi pemberi kerja sebelumnya untuk meminta formulir yang hilang tersebut.

Ajukan Sekarang, Rekonsiliasi Nanti

Jika tenggat waktu pengajuan pajak 15 April mendekat dan Anda masih belum memiliki semua W-2 yang diperlukan, Anda memiliki dua opsi. Pertama, Anda dapat meminta perpanjangan waktu selama enam bulan menggunakan Formulir 4868 (Permohonan Perpanjangan Otomatis Waktu Pengajuan Pengembalian Pajak Penghasilan Individu AS). Ingat bahwa perpanjangan ini menunda waktu pengajuan, bukan waktu pembayaran. Gunakan slip gaji Anda untuk memperkirakan kewajiban pajak Anda dan bayar jumlah tersebut sebelum 15 April, bahkan jika Anda mengajukan perpanjangan. Setelah memiliki lebih banyak waktu, Anda dapat memperoleh Transkrip Penghasilan dan Gaji langsung dari IRS dengan membuat akun online, meskipun dokumen ini mungkin baru akan sampai sekitar Juni atau Juli.

Atau, Anda dapat mengajukan pengembalian pajak sekarang menggunakan Formulir 4852 (Pengganti Formulir W-2, Pernyataan Gaji dan Pajak). Formulir ini memungkinkan Anda memperkirakan penghasilan dan pemotongan pajak seakurat mungkin berdasarkan informasi yang tersedia. Namun, Anda mungkin perlu mengajukan revisi pengembalian nanti jika W-2 yang sebenarnya Anda terima berbeda secara signifikan dari perkiraan Anda. Untuk situasi yang kompleks, disarankan berkonsultasi dengan profesional pajak.

Apa Itu Formulir W-2 dan Mengapa Penting

Formulir W-2 adalah dokumen resmi yang digunakan pemberi kerja untuk melaporkan informasi gaji dan upah kepada karyawan dan IRS. Ini berfungsi sebagai bukti penghasilan dan menunjukkan berapa banyak yang dipotong pemberi kerja untuk pajak selama tahun tersebut. W-2 Anda berisi beberapa komponen penting:

Penghasilan menunjukkan total gaji, tips, dan kompensasi lain selama tahun pajak.

Pajak penghasilan federal yang dipotong merinci jumlah yang dipotong pemberi kerja berdasarkan pilihan pemotongan Anda.

Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare menguraikan apa yang Anda bayarkan ke program manfaat ini, memastikan kredit yang tepat untuk manfaat di masa depan.

Pajak negara bagian dan lokal muncul di W-2 Anda jika Anda tinggal atau bekerja di yurisdiksi yang mengenakan pajak penghasilan.

Potongan dan kontribusi lain mungkin termasuk setoran rencana pensiun, premi asuransi kesehatan pra-pajak, atau manfaat tambahan lainnya.

Informasi di W-2 Anda harus cocok dengan yang Anda laporkan di pengembalian pajak Anda. Jika ada ketidaksesuaian atau Anda sama sekali tidak mengajukan, IRS kemungkinan akan menghubungi Anda untuk menyelesaikan perbedaan tersebut.

Batas Waktu Resmi dan Timeline Penerbitan W-2

Pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 kepada semua pekerja paling lambat 31 Januari tahun pajak berikutnya. Jika tanggal tersebut jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Ketentuan 31 Januari ini memberi waktu yang cukup bagi karyawan untuk mengumpulkan dokumen dan mengajukan pengembalian pajak mereka sebelum tenggat waktu 15 April.

Banyak pemberi kerja memenuhi kewajiban ini, tetapi bagi yang tidak—atau mengirimkan formulir terlambat—konsekuensinya cukup besar.

Denda bagi Pemberi Kerja karena Gagal Mengirim W-2

Ketika pemberi kerja mengabaikan kewajibannya mengirimkan formulir W-2 atau mengirimkannya terlambat, hukum federal memberlakukan denda yang signifikan. Denda ini berlaku per formulir (artinya satu salinan ke IRS dan satu ke setiap karyawan dihitung terpisah), tanpa batasan total denda.

Jumlah denda saat ini adalah:

• Formulir yang dikirim hingga 30 hari terlambat: $60 per formulir
• Formulir yang dikirim 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per formulir
• Formulir yang dikirim setelah 1 Agustus atau tidak dikirim sama sekali: $310 per formulir
• Denda untuk sengaja mengabaikan kewajiban pengajuan: $630 per formulir

Sebagai ilustrasi dampak finansialnya: jika sebuah bisnis dengan 10 karyawan menunggu sampai September untuk mendistribusikan W-2, setiap formulir dikenai denda $310. Karena pemberi kerja harus mengajukan ke IRS dan memberikan salinan ke setiap karyawan, biayanya adalah $310 dikali 2, yaitu $620 per pekerja. Untuk 10 karyawan, total denda mencapai $6.200—belum termasuk bunga yang juga dikenakan oleh IRS di atas angka tersebut.

Denda besar ini ada untuk memastikan pemberi kerja mematuhi kewajiban hukum mereka dalam menyediakan dokumentasi W-2 yang akurat kepada pekerja. Jika pemberi kerja Anda sebelumnya menunda atau menolak mengirimkan W-2 lama Anda, mengetahui denda ini kadang bisa memotivasi mereka untuk bertindak lebih cepat.