Mình vừa nhận ra rằng mình đã giữ quá nhiều bản sao kê ngân hàng cũ trong tủ hồ sơ của mình. Ví dụ, mình có thực sự cần các bản sao kê từ năm 2019 không? Vì vậy, mình đã tìm hiểu xem ngân hàng thực sự giữ hồ sơ trong bao lâu và IRS yêu cầu gì, và hóa ra có một câu trả lời khá rõ ràng.

Dưới đây là phân tích cơ bản: đối với các bản sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng thông thường, hầu hết mọi người nên giữ chúng ít nhất một năm. Đó là thời gian lý tưởng để đối chiếu tài khoản và phát hiện lỗi. Nhưng vấn đề là - ngân hàng giữ hồ sơ của họ trong bao lâu? Luật liên bang yêu cầu họ duy trì hồ sơ trong năm năm, vì vậy bạn luôn có thể yêu cầu các bản sao kê cũ hơn từ ngân hàng nếu cần. Thật sự rất hữu ích để biết điều đó.

Bây giờ, nếu bạn liên quan đến các vấn đề thuế, thời gian giữ hồ sơ sẽ thay đổi. IRS có thể kiểm tra thuế của bạn trong vòng ba đến bảy năm nếu họ nghi ngờ có điều gì đó không đúng trong tờ khai của bạn, vì vậy để an toàn, hãy giữ các tờ khai thuế và các tài liệu hỗ trợ như sao kê ngân hàng ít nhất bảy năm. Điều này bao gồm W-2, 1099, biên lai quyên góp từ thiện, chi phí y tế, tất cả những thứ đó. Thật phiền phức nhưng đáng để tránh rắc rối sau này.

Chứng từ đã bị hủy bỏ? Giữ chúng trong một năm trừ khi liên quan đến thuế. Hóa đơn cũng tương tự - thường một tháng là đủ trừ khi bạn dùng chúng để khấu trừ như hóa đơn tiện ích cho văn phòng tại nhà, thì là ba năm.

Tin vui là bạn không còn phải giữ bản cứng của mọi thứ nữa. Nhiều ngân hàng cho phép bạn chuyển sang dạng điện tử rồi, và bạn có thể truy cập các sao kê trực tuyến bất cứ lúc nào cần. Mình đã quét các tài liệu quan trọng và lưu trữ chúng kỹ thuật số với bản sao lưu có mật khẩu. Gọn gàng hơn nhiều. Nếu thích giấy tờ, hãy giữ bản gốc trong két sắt chống cháy hoặc hộp khóa - đặc biệt là các giấy tờ như giấy khai sinh, hợp đồng bảo hiểm, giấy tờ thế chấp, hoặc tờ khai thuế. Những thứ này khó thay thế.

Khi cuối cùng bạn muốn vứt bỏ các bản sao kê cũ, đừng chỉ bỏ vào thùng rác. Những kẻ trộm danh tính rất thích tìm những thứ đó. Hãy dùng máy hủy giấy và thực sự hủy chúng đi. Mất năm phút và giúp bạn tránh rắc rối về gian lận sau này.

Về cơ bản, chìa khóa là biết chính xác ngân hàng giữ hồ sơ trong bao lâu và IRS yêu cầu gì, rồi lưu trữ các bản sao của bạn ở nơi an toàn nhưng dễ truy cập. Sao lưu kỹ thuật số có thể là cách tốt nhất nếu bạn muốn dọn dẹp mà không mất các thông tin quan trọng.